A pandemia ainda não acabou, mas todos esperam que os períodos de lockdown, estes sim, tenham ficado para trás. Durante os meses de paralização de plantas, operações, viagens, feiras, convenções e tantas outras atividades tidas como fundamentais para chegar aos resultados esperados, o nível de despesas e muitos custos: despencaram. Quem não fez este tema de casa de revisitar tudo que gastava e consumia, deve hoje estar tendo maiores dificuldades para reerguer a ponta da sua nave. Mas, para aqueles que fizeram bem feitos seus temas de casa e reduziram suas contas, vem então à pergunta: “Para 2022, qual será o nível de despesas da sua empresa? O da pré-pandemia (2019)? Ou o nível de 2020 e 2021?”.

Muito se fala na retomada das vendas em 2022, mas pouco do controle de despesas. Como ficou então seu orçamento de despesas para 2022? A pandemia obrigou a todos a repensarem suas vidas, seus negócios e suas perspectivas. Muitos projetos de inovação estão sendo desenvolvidos. Muitas novas técnicas de gestão vêm sendo criadas, mas o que seus gestores prepararam para controlar as despesas de 2022, para que não voltem aos patamares de 2019? Pois bem, sugerimos a todos que busquem soluções que mantenham rigorosamente e disciplinarmente as despesas bem controladas. Ninguém poderá afirmar o que vai acontecer com precisão em 2022 com o seu negócio. Portanto, previna-se!

Não há dúvida que o controle de despesas e custos no orçamento é uma necessidade que se impõe para qualquer empresa como instrumento de obtenção do lucro orçado. Entre as diversas metodologias e conceitos utilizados para este objetivo, a sugestão que queremos propor é o uso de uma ferramenta relativamente conhecida: o GMD. O Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD) é um instrumento prático para o processo de otimização dos custos e despesas, permitindo o envolvimento de todos os gestores, ao mesmo tempo em que dá instrumentos para coordenação e padronização para o consumo dos principais custos e despesas da empresa.

Vamos relembrar o que é e como funciona: O Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD) é uma ferramenta de gestão que otimiza o lucro das empresas, tendo como foco a redução do uso dos recursos de custos e despesas. O objetivo é um controle mais forte em todos os gastos relevantes da empresa, otimizando esses gastos e reduzindo estes valores de forma contínua. Os elementos básicos do GMD são: a) Entidades: a estrutura organizacional da empresa e b) Pacotes: os custos e despesas.

Na sua essência, o GMD é Controle Cruzado e Acompanhamento sistemático. No Controle cruzado, todas as despesas orçadas precisam ser acompanhadas por dois profissionais. O Acompanhamento sistemático quer dizer que é necessário implantar um tipo de dinâmica para o acompanhamento dos resultados, fazendo com que eles sejam comparados com as metas, bem como definindo as ações que possam corrigir os possíveis desvios.

E como funciona? É necessário desdobrar o gasto em duas formações: a redução pelo consumo e a redução pelo preço. Cabe ao gestor de cada pacote identificar e estruturar o modelo de gerenciamento de cada tipo de gasto, devendo: 

• fazer o benchmarking interno entre os diversos centros de custos (comparar as despesas similares em áreas diferentes),

• divulgar entre eles as melhores práticas observadas e

• identificar eventuais desvios e preparar relatório com propostas de ações corretivas.
  

Quais despesas devem ser controladas no GMD? Em princípio, o GMD só não se aplica ao custo dos materiais e mão de obra direta, que compõe a estrutura do produto, uma vez que o consumo desses elementos de custos decorre da fabricação dos produtos e não são gerados pelos departamentos, além de impostos e outros tributos. Todas as demais despesas estão sujeitas a esta metodologia de gestão.

Conclusão

Como você pôde notar, entender o GMD pode mudar a dinâmica do trabalho e gerar um enorme diferencial no resultado da sua empresa, pois O GMD deixa todo o processo de implantação e de acompanhamento das despesas bem mais prático e eficiente. Dessa forma, ele funciona como um recurso eficaz que otimiza o gerenciamento dos negócios e evita que prejuízos ocorram. Através das reuniões periódicas e da atuação cruzada de gestores, é possível estabelecer “savings” para o plano orçamentário de despesas. Especialmente em períodos de muita incerteza, estar preparado para realizar estes contingenciamentos, muitas vezes é o que define o sucesso do ano.

Se você tem interesse nessa ferramenta ou quer compreender melhor como o GMD funcionaria na sua empresa, quais são seus princípios, como elaborar um orçamento com ele, as suas vantagens, entre outras informações, a PRISMA – Consultoria para Resultados, www.prismaresultados.com.br, tem exatamente esta ferramenta para lhe oferecer. Entre em contato, e vamos construir juntos melhores resultados em 2022!

Sérgio Luís Smidt
Diretor de Negócios
PRISMA RESULTADOS